SVILUPPO DI DATABASE GESTIONALI

DA PARTE DELL’UTILIZZATORE FINALE

IN AMBITO SANITARIO

Rosi P., Cipolotti G., Gavagnin R.*, Antonich A., Zanardo G.

SUEM Treviso Emergenza e *Direzione Sanitaria

Ospedale S.Maria dei Battuti - Azienda ULSS 9 - Treviso

 

 

INTRODUZIONE

Lo sviluppo di applicativi gestionali da utilizzare per l’informatizzazione delle procedure gestite a livello di reparto è uno degli aspetti fondamentali del processo di informatizzazione della struttura ospedaliera.

Se da un lato lo strumento informatico nei processi di lavoro porta evidenti vantaggi, quali eliminazione di passaggi superflui, uniformità di comportamenti, chiarezza delle procedure, dall’altro comporta inevitabilmente degli elementi di rigidità maggiori rispetto ai processi tradizionali.

E’ pertanto fondamentale che in sede di sviluppo del supporto informatico per l’attività di un servizio vengano analizzate in maniera estremamente dettagliata le procedure specifiche, le necessità, le anomalie di ogni specifico processo, per evitare che il sistema adottato presenti delle situazioni di incongruenza rispetto alle necessità dell’operatore. Queste situazioni sono estremamente critiche per la piena informatizzazione, poichè spingono l’operatore ad utilizzare il computer off-line, come strumento di archiviazione, mentre la procedura viene gestita con metodi tradizionali.

Per le sue caratteristiche inoltre l’attività sanitaria presenta delle variabili dinamiche per cui il processo di lavoro o di manipolazione dei dati può variare nel tempo, definitivamente o temporaneamente, in virtù di mutate necessità assistenziali o di particolari esigenze di studio: di qui la necessità di disporre di strumenti elastici che possano essere facilmente adattati alle necessità.

E’ evidente allora che lo sviluppo di sistemi gestionali in ambito informatico per l’attività sanitaria ha come punti cruciali:

- lo studio preliminare delle esigenze

- il costante upgrade,

aspetti questi che richiedono un notevole investimento di risorse umane ed economiche.

Nel presente lavoro viene presentata un’esperienza di informatizzazione di un servizio ospedaliero condotta direttamente dall’utilizzatore finale.

 

MATERIALI E METODI

Il Servizio di Urgenza ed Emergenza Medica (SUEM) dell’ULSS 9 è una sotto-unità operativa del II Servizio di Anestesia e Rianimazione, che provvede al soccorso sul territorio. Il Servizio è strutturato in:

- una Centrale Operativa cui afferisce il n.tel. 118, che coordina tutta la provincia di Treviso

- un servizio di intervento territoriale (ambulanze- elicottero)

- un servizio di trasporto sanitario intra ed extraospedaliero

Complessivamente il SUEM impiega 58 persone, di cui 3 medici, 25 infermieri e 20 operatori tecnici; la Centrale Operativa processa circa 35.000 chiamate all’anno, e il servizio eroga direttamente circa 24.000 tra servizi di soccorso e di trasporto sanitario.

L’attuale struttura del servizio fu creata nell’ottobre del 1991, con l’attivazione della Centrale Operativa dell’Emergenza Sanitaria; in quell’occasione, al momento di scegliere il sistema informatico da adottare, si è preferito evitare sia di ricorrere all’acquisto di "pacchetti" software già presenti sul mercato, sia di commissionare uno studio specifico a professionisti. Questa scelta è stata dettata soprattutto dal fatto che si trattava di un’attività nuova per l’ULSS 9 (ed in generale per l’Italia), i cui specifici aspetti operativi e le conseguenti procedure gestionali si sarebbero venuti delineando progressivamente con lo sviluppo del sistema.

La scelta dell’hardware fu orientata su computer Apple Macintosh, che fu preferito ad altri ambienti operativi per la semplicità dell’interfaccia utente e per la possibilità di creare senza implementazioni hardware una LAN, successivamente espandibile in modalità plug and play senza particolari interventi tecnici.

Attualmente il servizio utilizza 10 elaboratori, di cui 5 con processori RISC; uno di questi ultimi è dedicato alle funzioni di server con sistema di mirroring; il collegamento avviene mediante LAN composta da una zona Ethernet e da una zona LocalTalk, interfacciate da un router software residente sul server; è in via di attivazione il collegamento, mediante TCP/IP, alla rete Ethernet ospedaliera.

Per la gestione delle procedure (ricezione delle richieste, prenotazioni, attivazione dei mezzi, gestione posti letto, fatturazioni) fu scelto di sviluppare progressivamente applicativi specifici utilizzando come "motore" il database Claris FileMaker Pro 1.0, poi aggiornato successivamente a 2.1.

FileMaker Pro è un database flat-file, che consente comunque di automatizzare procedure complesse mediante l’utilizzo di script e di relazioni unidirezionali tra gli archivi.

La caratteristica principale del programma è l’estrema semplicità di programmazione degli archivi, delle correlazioni e degli script, grazie ad un’interfaccia utente estremamente intuitiva.

Pur essendo gravato dalle ovvie limitazioni di un prodotto non relazionale, FileMaker Pro comporta il grande vantaggio di poter in qualsiasi momento riorganizzare in qualsiasi modo la struttura del database, senza operazioni complesse di programmazione, di poter ottenere rapidamente nuove modalità di visualizzazione, di integrare semplicemente nuovi campi collegati a quelli esistenti. Inoltre, offre all’utente evoluto la possibilità di sviluppare in proprio archivi collegati a quelli esistenti, senza interferire in alcun modo con la struttura di questi ultimi.

Le specifiche tecniche di FileMaker Pro 2.1 sono le seguenti:

- ciascun archivio può avere dimensione fino a 32 MB (al di sotto di tale valore la dimensione è limitata dallo spazio disponibile su disco). - non esistono altri limiti di dimensione o numero per quanto riguarda: archivi; record, formati scheda e script in ciascun archivio; campi in ciascun record.

- i campi sono tutti indicizzati; il campo testo contiene max 64.000 caratteri e il campo numero max 255 caratteri; è possibile creare un numero illimitato di campi multipli con un max di 1000 valori ciascuno.

- i dati raccolti possono essere esportati in formato Testo, SYLK, DBF, DIF, WKS,BASIC, Merge.

- ciascun utente (o server) può aprire un max di 16 archivi contemporaneamente; ciascun archivio può ospitare fino a 25 utenti contemporaneamente (il numero può aumentare se si usa la versione di FileMaker Pro per Server). Gli archivi sono condivisibili in rete, anche mediante TCP/IP.

La realizzazione degli applicativi di gestione è stata lasciata al personale sanitario del Servizio.

Il sistema è stato sviluppato progressivamente, passando dagli iniziali cinque archivi ad oltre venti archivi collegati, più una decina di archivi "stand-alone" per particolari utilizzi.

Le procedure gestite a livello informatico sono:

Procedure di gestione di Centrale Operativa:

Ricezione delle richieste

Prenotazione e programmazione "taxi sanitario"

Gestione trasporti intraospedalieri

Equipaggi e Mezzi in servizio

Monitoraggio status delle ambulanze

Monitoraggio posti letto rianimazioni

Gestione reperibilità

Informazioni:

Archivio Località

Archivio Ospedali

Archivio Basi ambulanze

Archivio telefonico

Archivio Autostrade

Archiviazione dati:

Scheda di chiamata

Scheda sanitaria intervento

Scheda amministrativa intervento

Procedure amministrative:

Fatturazione servizi a pagamento

Gestione Elicottero (piani di volo, fatturazioni, etc)

Turni del Personale

Manutenzione mezzi

Altre procedure:

Ordini di servizio, procedure, protocolli, avvisi

Controllo check list materiali e automezzi

Corrispondenza in uscita

Tutte le funzioni sono accessibili mediante pulsanti da un menù unico; gli accessi alle funzioni sono differenziate mediante password.

Tutti gli operatori hanno seguito una formazione individuale sulle modalità d’impiego degli applicativi già sviluppati, mentre ad alcuni sono stati forniti strumenti di autoapprendimento relativi all’ambiente di sviluppo.

E’ stata costantemente monitorata, negli ultimi tre anni di utilizzo del sistema, la percentuale di errori ed omissioni nella compilazione delle schede.

RISULTATI

La progressiva informatizzazione delle procedure non ha portato ad alcun rifiuto dello strumento da parte degli operatori; in tutte le attività in cui è stato adottato, il sistema ha immediatamente rimpiazzato le procedure tradizionali.

Complessivamente la modulistica cartacea in uso è stata ridotta del 50%, mentre quella residua è per l’80% prodotta come report finale della procedura informatica.

Nonostante non siano stati svolti corsi di formazione, l’apprendimento del personale ha sempre richiesto tempi molto